Мультимедийное оснащение конференц-залов

Конференц-залы играют важную роль в организации мероприятий различных форматов: конференций, семинаров, корпоративных встреч, переговоров и специализированных тренингов. Они обеспечивают удобное пространство для делового общения, позволяют сопровождать выступления демонстрацией видеороликов, слайдов, фотоматериала, музыки. 

Высокая эффективность конференц-зала, как площадки для бизнес коммуникаций достигается за счет его оснащения инновационными мультимедийными системами. Технологичные средства мультимедиа помогают создать рабочую атмосферу мероприятия с насыщенной аудио и видеоинформацией, акцентирующей внимание участников на важных моментах выступлений.  

Наша статья знакомит читателей с ключевыми аспектами мультимедийного оснащения конференц-залов, используемым оборудованием, критериями его выбора и вариантами оптимальной интеграции в пространство помещений. 

Составляющие конференц-зала

Площадки оснащаются мультимедийным оборудованием в различных вариантах и комплектациях. Проектная спецификация зависит от особенностей конкретного помещения и требований заказчика. В большинстве проектов используются четыре основные системы мультимедиа. Приведем их типовой состав:

Видеосистема.

• видеостена;

• отдельные LCD, ЖК или LED мониторы;

• интерактивные панели и доски;

• видеопроекторы.

Аудиосистема.

• акустические колонки разной мощности, размера и модификации;

• сабвуферы;

• усилители;

• микшеры;

• микрофоны.

Конференц-система.

• микрофоны для участников конференции;

• микрофонный пульт ведущего, с которого управляются микрофоны участников: включаются, отключаются, получают приоритет;

• микрофон выступающего оратора;

• подсистема для голосования, которая обеспечивает возможность онлайн-голосования с рабочих мест;

• подсистема синхронного перевода, используемая на международных встречах для взаимопонимания людей, говорящих на разных языках 

• подсистема протоколирования, обеспечивающая запись всех выступлений, голосований и прений, которая необходима для анализа прошедшего мероприятия;

• подсистема централизованного управления, обеспечивающая дистанционное управление всеми элементами конференц-системы с рабочего места оператора.

Видеоконференцсвязь.

Важный элемент, позволяющий организовать онлайн общение с людьми, находящимися в различных регионах России и в других странах.

• цифровые IP видеокамеры;

• видеомониторы;

• видеосерверы;

• коммутаторы и роутеры;

• кодеки;

• микрофонные массивы.

Эти мультимедийные системы служат основой всех проектов по оснащению конференц-залов, разрабатываемых проектными организациями. 

Звуковое оборудование

Выбирается по четырем основным критериям: особенности акустики зала, площадь, высота и планировка помещения.

Перечислим требования к звуковому оформлению:

1. Аудиотрансляция выступлений с трибуны и мест в зале, звуковое сопровождение видеороликов, музыка и другой аудио контент должны быть слышны одинаково хорошо во всем пространстве зала, вплоть до самых удаленных мест.

2. Требуется обеспечить высокую разборчивость речи с чистым звуковым рядом без размытости отдельных слов и предложений.

3. Необходимо обеспечить отчетливую слышимость речи на фоне музыкального сопровождения.

4. Требуется усиливать звук с эффективным подавлением шумов и эха.

5. Необходимо сделать акустику всего пространства максимально однородной, без звуковых провалов и фокусировки звуки на отдельных участках зала.

6. Важно, чтобы звучание было объемным и передавало весь спектр звуковых частот.

Что же должно входить в звуковую систему конференц-зала? Познакомимся с ее основными элементами:

Источники звука. 

Это совокупность проводных и беспроводных микрофонов, размещенных на территории зала. А также различные медиа устройства: проигрыватели, тюнеры и другие.

Усилители аудио сигналов.

Повышают мощность аудио сигналов, передаваемых на акустическое оборудование. Отличаются по уровню мощности и частотному диапазону.

Акустические системы.

Воспроизводят речь и музыку во всем спектре низких, средних и высоких частот. Выбор происходит по параметрам, внешнему виду, размерам и способам установки (встраиваемые, накладные).

Микшеры.

Принимают аудио сигналы от нескольких источников, обрабатывают их и передают на аудиосистему. С помощью микшерного пульта можно настраивать громкость, добавлять звуковые эффекты, изменять частоты аудиосигналов.

Выбор мультимедийного оборудования

Подобрать мультимедиа для конференц-зала могут только специалисты. Основой является проект, в котором учтены особенности, требования заказчика и размер бюджета, выделенного на оснащение зала мультимедийными системами. Познакомимся с типовыми решениями по проектированию.

Конференц-связь

В состав входят: центральный блок, дискуссионные пульты с микрофоном и пульт спикера. 

Дискуссионный пульт.

Это сложное устройство, которое состоит из микрофона, громкоговорителя, кнопок управления, дисплея, считывателя RFID-карты. 

Микрофонный пульт спикера.

Функционально аналогичен дискуссионному пульту. Оснащен дополнительными функциями по включению/отключению микрофонов участников, запуску процедуры голосования, просмотру очереди на выступления. Имеет высший приоритет.

Центральный блок.

Используется для удаленного управления всем оборудованием и режимами проведения конференц связи: 

• формирование очередности выступлений;

• определение количества одновременно выступающих участников;

• корректировка продолжительности выступлений;

• управление синхронным переводом.

Система синхронного перевода

Это важная часть мультимедиа конференц-зала, которая обеспечивает взаимопонимание участников, прибывших на мероприятие из разных стран и говорящих на различных языках.

Выступления участников транслируются на рабочие места переводчиков, выполняющих синхронный перевод речи онлайн. Выполненные переводы поступают на пульты участников, которые выбирают нужный язык перевода при помощи селектора.

Система централизованного управления

Дистанционно управляет всем мультимедийным оборудованием конференц-зала. Взаимодействие организуется путем передачи управляющих команд по совместимым интерфейсам через кабельные линии. Позволяет удаленно включать и отключать видеокамеры, видеостену, дисплеи, аудио, а также коммутировать источники сигналов. Построена на центральном процессоре, интерфейсных модулях и сенсорной панели управления.

Установка и настройка мультимедийного оборудования

Монтаж мультимедийного оборудования производится в соответствии с индивидуальным проектом, разработанным специализированной проектной организацией. В состав проектной документации входят схемы с указанием размещения технических средств, подключения их к электропитанию, а также схемы прокладки кабельных линий.

Монтажные работы выполняются специалистами, знающими особенности установки медиа систем и имеющими подтвержденный опыт работы на больших объектах. Только профессиональные монтажники используют специальные инструменты и измерительные приборы, необходимые для качественного выполнения работ.

На первом этапе выполняется установка видео- и аудиооборудования на проектных местах при помощи штатных и дополнительных элементов крепления. Затем в соответствии со схемами прокладываются соединительные кабели и кабели электропитания. Каждая кабельная линия проверяется тестером и маркируется.

На следующем этапе производится подключение оборудования к электросети и его соединение в отдельные системы проложенными коммутационными кабелями. Далее специалисты включают мультимедийное оборудование и осуществляют настройку.

После завершения процесса настройки выполняется тестирование в различных рабочих режимах. Готовые мультимедийные системы сдаются представителям заказчика.

Типовые решения

Многие ориентируются на типовые решения по мультимедийному оснащению конференц-залов. По сути, это готовые проекты со стандартным набором мультимедийного оборудования, рассчитанные на залы различной вместимости. Остается только адаптировать выбранный типовой проект под условия помещения заказчика.

Приведем примеры типовых решений:

1. Малый конференц-зал (формат переговорной комнаты).

Рассчитан на совещания, презентации и видеоконференции с участием 10-15 человек. Оснащается интерактивной видеопанелью, видеопроектором, видеокамерами, микрофонами, спикерфоном и звуковыми колоннами.

2. Средний.

Вмещает до 70-80 участников заседаний, собраний и пресс-конференций. Оборудуется большим видеоэкраном, проектором, видеоконференцсвязью, поворотными видеокамерами и средствами воспроизведения звука.

3. Крупный.

Используется для проведения масштабных мероприятий с участием свыше 100 человек. Оснащается видеостенами, видеопанелями, оборудованием конференц-связи и всеми другими мультимедийными системами, о которых было рассказано выше.  

Этапы оборудования

Оборудование конференц-зала осуществляется поэтапно с соблюдением технических норм и правил, а также требований руководящих документов по инженерному оснащению зданий и помещений.

Планирование и проектирование.

Осмотр объекта, формирование технического задания, разработка проектной документации со спецификацией мультимедийного оборудования.

Поставка оборудования.

Выполняется компанией-поставщиком в соответствии со спецификацией.

Монтаж, наладка, тестирование.

Весь комплекс работ выполняется подрядной организацией в договорные сроки.

Приемка объекта.

Комиссия заказчика принимает готовый объект в эксплуатацию с подписанием акта выполненных работ.

Обучение специалистов заказчика.

Инженеры заказчика обучаются правильной эксплуатации мультимедийного оборудования.

Гарантийное обслуживание.

В течение гарантийного периода все проблемы устраняются исполнителями бесплатно.

Техническая поддержка.

Как правило, организуется в удаленном режиме для консультации специалистов заказчика по возникающим техническим вопросам.