Содержание статьи
Правильная техника в подходящем помещении — ключ к успешному проведению встреч
Источник изображения: www.business-reporter.com
В современных условиях гибридной работы инструменты для видеосвязи и коллективной деятельности приобретают особое значение и требуют пристального внимания. Конференц-залы должны гарантировать стабильное соединение удаленных участников, простоту использования и экономическую эффективность для компании. Тем не менее, даже после существенных затрат на оборудование сотрудники часто остаются недовольны работой этих залов, что приводит к потере продуктивного времени и перегрузке ИТ-отдела. Поэтому первым и ключевым этапом при организации (или модернизации) эффективного рабочего пространства является тщательная проверка каждого помещения для проведения собраний. Определение потребностей видеоконференций позволяет подобрать оптимальные технические решения, соответствующие условиям конкретного помещения и потребностям пользователей. Предлагаем рассмотреть пять веских оснований для такой оценки.
Провести аудит оборудования для выявления проблем в комнатах для переговоров:
Визуально конференц-зал может казаться оснащенным по последнему слову техники: большим экраном, ПО для видеоконференций, камерами и микрофонами. Однако, если оборудование морально устарело, не получает регулярных обновлений или работает некорректно вместе с остальной системой, даже незначительные технические сбои способны привести к серьезным затруднениям. Многочисленные исследования подтверждают, что негативный опыт участия в совещаниях – прерывания связи, плохое качество звука, сложности с доступом – влечет за собой потери в производительности и снижение уровня удовлетворенности персонала. Аудит систем видеоконференцсвязи позволяет обнаружить подобные недостатки.
Невидимые угрозы: риски от недостаточной проверки технических ресурсов
-
Залы, которые используются редко по причине того, что сотрудники не доверяют их надежности.
-
Технологии, потерявшие совместимость с современными платформами для совместной работы.
-
Увеличение количества обращений в службу поддержки и сопутствующие им скрытые расходы на обслуживание определенных "сложных" помещений.
Источник изображения: интернет
Собрать обратную связь для оценки удобства использования технологий
Современный зал для видеоконференций теряет свою ценность, если сотрудники не хотят в нем работать. Качественная оценка системы видеоконференций выходит за рамки анализа технических параметров и предполагает сбор отзывов от пользователей. Такие вопросы, как «Легко ли присоединиться к совещанию?» или «Что вызывает наибольшее неудовлетворение при использовании этого зала?», позволяют выявить препятствия, которые специалисты по информационным технологиям могут не замечать.
Согласно данным исследований Gartner, организации с успешными стратегиями в сфере цифрового рабочего пространства придают особое значение опыту сотрудников наравне с технологическими аспектами. В практическом плане это выражается в обеспечении интуитивной навигации, высокой надежности и соответствия реальным задачам, стоящими перед сотрудниками во время встреч, а не просто демонстрации возможностей поставщика оборудования.
Оценить объективные затраты и эффективность инвестиций в конференц-залы
Зачастую финансовый аспект конференц-залов упускается из виду. Расходы на электроэнергию, обслуживание оборудования и непрерывную поддержку ИТ-инфраструктуры - все это требует значительных средств. Фиксация этих расходов в процессе аудиторской проверки дает организациям полное представление об объеме инвестиций и позволяет принимать взвешенные решения относительно модернизации. Более того, учет случаев простоя и потерянного времени позволяет точнее оценивать потери в производительности, возникающие, когда помещения не функционируют должным образом. Анализ систем видеоконференцсвязи помогает выявить эти финансовые детали.
Проверить готовность конференц-залов к развитию коллаборации и внедрению новых технологий
Формы взаимодействия быстро меняются, и функциональность на основе искусственного интеллекта, такая как автоматическая фокусировка камеры, расшифровка аудио и синхронный перевод, перестают быть просто приятным бонусом и становятся необходимыми функциями. Оценка конференц-залов с точки зрения технологий видеоконференцсвязи позволяет определить, какие помещения уже подготовлены к этим изменениям, а какие нуждаются в модернизации для поддержки новых возможностей. Также она выявляет потенциал для повышения экологичности — например, за счет использования энергоэффективного оборудования или систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, работающих на основе данных о загруженности помещения.
Создать атмосферу уверенности для повышения продуктивности встреч
Основной задачей аудита видеоконференцсвязи в конференц-залах является не только обновление оборудования, а создание атмосферы уверенности. Когда сотрудники входят в помещение и уверены в безотказной работе техники, они лучше вовлечены в процесс обсуждения. Встречи проходят вовремя. Служба поддержки ИТ-отдела получает меньше срочных вызовов. А руководство видит ощутимые результаты от инвестиций в технологии.
Подводя итог, аудит обеспечивает план действий по эффективному сочетанию людей, пространств и технологий. Он гарантирует, что используемые технологии в каждом зале для встреч поддерживают главную задачу организации: предоставить сотрудникам инструменты для максимально эффективного сотрудничества. Именно поэтому проведение комплексной оценки систем видеоконференцсвязи должно стать неотъемлемой частью стратегии ИТ-отдела по оптимизации производительности.
